Die e-Procurement-Lösung umfasst 5 Module, die mehrere Beschaffungsprozesse unterstützen: Vom Import von Lieferantenkatalogen bis hin zur Verwaltung von Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen. Über einen einzigen Zugang hat der Anwender die vollständige Kontrolle über alle seine Bestellprozesse.
Neben den Effizienzgewinnen bei Bestellprozessen verbessert die Lösung die Kostenkontrolle: Jede Bestellung wird dem besten bestehenden Vertrag zugewiesen. Validierungsworkflows und Budgetkontrollen sind zudem feste Bestandteile des e-Procurements von Buyer.
Weitere Funktionen ermöglichen die Bündelung von Bestellungen und gegebenenfalls die Initialisierung einer Ausschreibung (RFx, Auktion, ...) um alle Anforderungen des Bedarfsträgers zu bestmöglichen Preisen zu erfüllen.
Die Nutzung einer e-Procurement Lösung bietet zahlreiche Vorteile, vor allem für das Prozessmanagement und die Übersichtlichkeit der Ausgaben:
Bei der Konfigurierung der aktivierten Module arbeiten die Experten von Ivalua eng mit dem Team des Kunden zusammen. Die Zusammenarbeit umfasst das Einrichten von Validierungsprozessen, die Einstellung von Benachrichtigungen, den Datenimport, Schnittstellen zu anderen Anwendungen sowie die Erstellung von Reports anhand geeigneter Indikatoren.
Die Integration bestehender Daten ist notwendig, um von Beginn an das analytische Potenzial des Systems voll auszuschöpfen. Ivalua unterstützt hierbei den Kunden durch das ETL-Tool (Extrahieren, Transformieren, Laden) beim Import aus bestehenden Quellen (Excel, ERP und andere Systeme).
Die Expertenteams von Ivalua installieren die notwendigen Schnittstellen, um Ivalua Buyer in die Softwareumgebung des Kunden einzubinden. Dabei greift Ivalua auf speziell für diesen Zweck entwickelte Standardverbindungen zu allen gängigen ERP-Systemen zurück.
Zusätzlich zu der Anwendungsdokumentation und integrierten Hilfescreens, bieten Ivalua und seine Partner Trainings vor Ort beim Kunden oder e-Learning-Kurse an, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Benutzergruppe zugeschnitten sind.
Die Software wird vom Kunden lizensiert und bei ihm lokal installiert. Die IT des Kunden übernimmt dabei die Administration des Systems. Ivalua bietet je nach Möglichkeit und Anforderung des Kunden einen Wartungs- und Instandhaltungsvertrag an.
Das SaaS (Software as a Service) oder auch ASP (Application Service Provider) Angebot von Ivalua umfasst die gesamte Bereitstellung der Anwendung, die Instandhaltung des Systems sowie das Hosting der Software für den Kunden. Dieser umfassende Service wird über einen vertraglich festgelegten Zeitraum zu einer monatlichen Pauschale angeboten.
Das Angebot nach Bedarfsfall erlaubt dem Kunden, auf den gleichen Service wie beim SaaS-Angebot zurückzugreifen, aber zeitlich begrenzt auf ein einzelnes Projekt, wie z.B. eine Auktion oder eine Ausschreibung. Der Preis richtet sich dabei nach der Nutzungsintensität zur Durchführung des Projekts.