Die elektronische Rechnungsprüfung dient drei grundlegenden Zielen: Produktivitätssteigerung, Reduzierung der Papiernutzung und Verschlankung von Einkaufs- und Buchhaltungsprozessen.
Unter diesen Gesichtspunkten wurde das Rechnungsprüfungsmodul der Ivalua Buyer-Lösung entwickelt: Es vereinfacht unter Einbindung bestehender ERP- , bzw. Buchhaltungssysteme den gesamten Bearbeitungsprozess von Lieferantenrechnungen und stärkt die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Buchhaltung.
Die vorab bearbeiteten und elektronisch erfassten Rechnungsdaten werden zusammen mit dem Scan der Rechnung erfasst und um Bestell- und Wareneingangsdaten oder mögliche andere Daten ergänzt. Darüber hinaus ermöglicht das Modul eine umfassende Analyse aller Rechnungsdaten anhand der jeweiligen Budgetvorgaben.
Die Nutzung des leistungsstarken Rechnungsprüfungsmoduls, welches in den e-Procurement Prozess eingebettet ist, reduziert den administrativen Arbeitsaufwand sowie die Bearbeitungszeiten und verbessert die Lieferantenbeziehungen:
Bei der Konfigurierung der aktivierten Module arbeiten die Experten von Ivalua eng mit dem Team des Kunden zusammen. Die Zusammenarbeit umfasst das Einrichten von Validierungsprozessen, die Einstellung von Benachrichtigungen, den Datenimport, Schnittstellen zu anderen Anwendungen sowie die Erstellung von Reports anhand geeigneter Indikatoren.
Die Integration bestehender Daten ist notwendig, um von Beginn an das analytische Potenzial des Systems voll auszuschöpfen. Ivalua unterstützt hierbei den Kunden durch das ETL-Tool (Extrahieren, Transformieren, Laden) beim Import aus bestehenden Quellen (Excel, ERP und andere Systeme).
Die Expertenteams von Ivalua installieren die notwendigen Schnittstellen, um Ivalua Buyer in die Softwareumgebung des Kunden einzubinden. Dabei greift Ivalua auf speziell für diesen Zweck entwickelte Standardverbindungen zu allen gängigen ERP-Systemen zurück.
Zusätzlich zu der Anwendungsdokumentation und integrierten Hilfescreens, bieten Ivalua und seine Partner Trainings vor Ort beim Kunden oder e-Learning-Kurse an, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Benutzergruppe zugeschnitten sind.
Ivalua bietet zusätzlich eine optionale Rechnungsdigitalisierung mit folgenden Funktionen:
Die Software wird vom Kunden lizensiert und bei ihm lokal installiert. Die IT des Kunden übernimmt dabei die Administration des Systems. Ivalua bietet je nach Möglichkeit und Anforderung des Kunden einen Wartungs- und Instandhaltungsvertrag an.
Das SaaS (Software as a Service) oder auch ASP (Application Service Provider) Angebot von Ivalua umfasst die gesamte Bereitstellung der Anwendung, die Instandhaltung des Systems sowie das Hosting der Software für den Kunden. Dieser umfassende Service wird über einen vertraglich festgelegten Zeitraum zu einer monatlichen Pauschale angeboten.
Das Angebot nach Bedarfsfall erlaubt dem Kunden, auf den gleichen Service wie beim SaaS-Angebot zurückzugreifen, aber zeitlich begrenzt auf ein einzelnes Projekt, wie z.B. eine Auktion oder eine Ausschreibung. Der Preis richtet sich dabei nach der Nutzungsintensität zur Durchführung des Projekts.