L’offre e-procurement est composée de 5 modules permettant de gérer les différentes étapes du processus d’approvisionnement : de l’import des catalogues fournisseurs jusqu’au traitement des factures en passant par la gestion des demandes d’achats, commandes et réceptions.
L’utilisateur dispose d’un point d’entrée unique dans l’application pour émettre sa demande d’achat, qu’il s’agisse d’achats de produits catalogués ou non, ou bien encore de prestations intellectuelles.
Outre les gains d’efficacité sur l’ensemble de cette chaîne, les outils d’e-procurement d’Ivalua Buyer contribuent à mieux maîtriser les dépenses en canalisant les demandes d’achats vers les meilleurs contrats existants et en introduisant un circuit de validation adéquat ainsi que des contrôles budgétaires. Des fonctions de regroupement des demandes d’achats permettent également aux acheteurs de globaliser des achats issus de demandes éclatées, et de lancer un événement e-sourcing approprié (RFx, enchère, …) auprès des fournisseurs pour répondre au meilleur prix aux besoins des prescripteurs.
La mise en place d’outils d’e-procurement performants permet de réaliser à court terme de nombreux gains, tant en terme d’efficacité de traitement de la chaîne administrative qu’en terme de visibilité et de maîtrise des dépenses.
Ivalua apporte via ses équipes ou ses partenaires conseils les compétences et l’expertise nécessaires à un déploiement réussi d’Ivalua Buyer, et à son adoption rapide et durable par les utilisateurs internes et les fournisseurs.
Les experts fonctionnels Ivalua travaillent à partir des spécifications fonctionnelles du Client et en étroite collaboration avec ses équipes pour paramétrer de manière pertinente les différents modules activés, configurer les workflows de validation, les systèmes d’alertes, les procédures d’imports/traitements/ exports de données, les interfaces avec d’autres outils ou encore les indicateurs et les rapports d’analyse.
Il est essentiel de migrer les données historiques existantes vers Ivalua Buyer, afin de pouvoir offrir aux utilisateurs toute la richesse d’analyse dès le début de la mise en production.Ivalua propose son assistance à la migration de données en utilisant notamment son ETL (outil d’extraction et d’import-export) pour reprendre en masse les données historiques à partir des sources existantes (Excel, autres SI, ERP, …).
Les équipes d’Ivalua mettent en place les interfaces nécessaires à une parfaite intégration d’Ivalua Buyer dans l’environnement de chaque client, en s’appuyant notamment sur nos connecteurs standards existants avec les principaux ERP / systèmes comptables du marché.
Outre la documentation de l’application et les aides écrans existantes, Ivalua ainsi que ses partenaires conseils proposent des formations physiques ou en mode e-learning adaptées à chaque type de population d’utilisateurs.
Les licences logicielles sont acquises par le client et installées au sein de l’entreprise. L’administration technique de l’application est prise en charge par les services informatiques du Client. Celui-ci peut alors souscrire aux services de maintenance applicative et de support utilisteurs fournis par Ivalua, s’il le souhaite.
La formule SaaS d’Ivalua inclut la mise à disposition du logiciel, la maintenance applicative, et l’hébergement de l’application pour le compte du client. Elle offre ce service complet via une redevance mensuelle sur une durée d’engagement contractualisée.
La formule On Demand permet au client de souscrire au service identique à celui du mode SaaS, mais sur une durée beaucoup plus courte, liée à un événement particulier : par exemple, l’analyse des dépenses liée à une campagne de collecte/traitement/analyse des données. La tarification peut alors se faire sur une logique de campagnes ponctuelles de traitement et d’analyse des données.