Dans un contexte de recherche accrue de gains de productivité, de réduction d’émission de papier et de rationalisation des processus achats et comptables, la dématérialisation de factures s’impose comme une solution répondant à ces 3 objectifs.
Fort de ce constat, le module « Gestion de factures » d’Ivalua Buyer a été conçu pour gérer l’ensemble de la chaîne de traitement de la facture fournisseur en mode collaboratif entre les acteurs achats et comptables, et en interface complète avec les ERP ou outils comptables de l’entreprise.
Les données de factures préalablement traitées ou reconnues par un outil de LAD sont importées ainsi que les fichiers images des factures scannées ; ces données sont alors rapprochées des données de commande et de réception directement dans Ivalua Buyer, et éventuellement enrichies d’imputations complémentaires.
Enfin, l’outil fournit un reporting et des analyses détaillées sur les dépenses facturées suivant différents axes budgétaires.
La mise en place d’outils de gestion de factures performants et intégrés à la chaîne e-procurement est une source de gains importants au niveau de la charge administrative, du temps de cycle, et de la relation fournisseurs.
Ivalua apporte via ses équipes ou ses partenaires conseils les compétences et l’expertise nécessaires à un déploiement réussi d’Ivalua Buyer, et à son adoption rapide et durable par les utilisateurs internes et les fournisseurs.
Les experts fonctionnels Ivalua travaillent à partir des spécifications fonctionnelles du Client et en étroite collaboration avec ses équipes pour paramétrer de manière pertinente les différents modules activés, configurer les workflows de validation, les systèmes d’alertes, les procédures d’imports/traitements/ exports de données, les interfaces avec d’autres outils ou encore les indicateurs et les rapports d’analyse.
Il est essentiel de migrer les données historiques existantes vers Ivalua Buyer, afin de pouvoir offrir aux utilisateurs toute la richesse d’analyse dès le début de la mise en production. Ivalua propose son assistance à la migration de données en utilisant notamment son ETL (outil d’extraction et d’import-export) pour reprendre en masse les données historiques à partir des sources existantes (Excel, autres SI, ERP, …).
Les équipes d’Ivalua mettent en place les interfaces nécessaires à une parfaite intégration d’Ivalua Buyer dans l’environnement de chaque client, en s’appuyant notamment sur nos connecteurs standards existants avec les principaux ERP / systèmes comptables du marché.
Outre la documentation de l’application et les aides écrans existantes, Ivalua ainsi que ses partenaires conseils proposent des formations physiques ou en mode e-learning adaptées à chaque type de population d’utilisateurs.
Ivalua propose en option une offre packagée de dématérialisation des factures fournisseurs, incluant les services suivants :
Les licences logicielles sont acquises par le client et installées au sein de l’entreprise. L’administration technique de l’application est prise en charge par les services informatiques du Client. Celui-ci peut alors souscrire aux services de maintenance applicative et de support utilisteurs fournis par Ivalua, s’il le souhaite.
La formule SaaS d’Ivalua inclut la mise à disposition du logiciel, la maintenance applicative, et l’hébergement de l’application pour le compte du client. Elle offre ce service complet via une redevance mensuelle sur une durée d’engagement contractualisée.
La formule On Demand permet au client de souscrire au service identique à celui du mode SaaS, mais sur une durée beaucoup plus courte, liée à un événement particulier : par exemple, l’analyse des dépenses liée à une campagne de collecte/traitement/analyse des données. La tarification peut alors se faire sur une logique de campagnes ponctuelles de traitement et d’analyse des données.