D’après The Hackett Group, les besoins des entreprises en matière de procurement ont augmenté de 10,6 % tous secteurs confondus, révélant un écart de productivité croissant de 7,4 % et un déficit d’efficacité de 7,8 %. Ces écarts devraient continuer de se creuser en raison d’une pénurie d’experts en procurement.
Les portails fournisseurs peuvent contribuer à réduire ces écarts en simplifiant les processus d’approvisionnement, en renforçant l’efficacité et en diminuant la dépendance à une main-d’œuvre humaine de plus en plus rare. Ils offrent également des avantages concrets tels que des économies, de meilleures relations fournisseurs et une gestion plus efficace des données, ce qui en fait un outil clé à une époque où les budgets opérationnels sont sous pression.
Dans cet article, nous vous proposons un guide complet sur les portails fournisseurs : leurs bénéfices, et des conseils pratiques pour choisir celui qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un portail fournisseur ?
Un portail fournisseur est une plateforme digitale sécurisée et conçue pour faciliter la communication et la collaboration entre une entreprise et ses fournisseurs. Il s’agit d’un point d’accès centralisé permettant à une multitude de fournisseurs de gérer différents aspects de leur relation avec l’entreprise : soumission de factures, consultation des bons de commande, mise à jour des informations produit, etc..
L’objectif principal d’un portail fournisseur est de fluidifier les échanges, d’améliorer la transparence et la communication, et d’accroître l’efficacité globale de la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Les portails fournisseurs s’intègrent souvent à des plateformes plus larges de gestion des fournisseurs, essentielles pour accompagner les équipes procurement et supply chain dans le suivi du cycle de vie des fournisseurs, de leur intégration et qualification à l’évaluation de leur performance et à la gestion continue de la relation.
Une gestion rigoureuse de ce cycle de vie permet aux entreprises de maintenir des standards élevés en matière de qualité, de conformité et de fiabilité auprès de leurs fournisseurs.
Comment la gestion des fournisseurs améliore-t-elle les processus d’Achats ?
Selon Ardent Partners, « l’automatisation des relations fournisseurs dans les domaines de l’information, de la performance et de la gestion des risques peut avoir un impact croissant sur les opérations et la performance globale des entreprises dans les mois et années à venir ».
Dans cette optique, Ivalua recommande de mettre en place un programme d’approvisionnement stratégique basé sur quatre piliers essentiels : l’analyse des dépenses, le sourcing, la gestion des contrats et la gestion des fournisseurs. Ces piliers représentent les principaux sous-processus qui structurent l’ensemble des activités d’approvisionnement d’une organisation.
Voici un aperçu de chacun de ces quatre piliers :
- L’analyse des dépenses consiste à collecter et examiner les données relatives aux achats afin d’éclairer les décisions futures. Cette étape permet aux entreprises de mieux comprendre leurs comportements d’achat, d’optimiser leurs dépenses et d’identifier les opportunités d’économies.
- Le sourcing (ou eSourcing) processus au cours duquel les organisations identifient, évaluent et négocient l’achat de biens et services.
- La gestion des contrats est essentielle pour assurer la conformité et tirer un maximum de valeur des accords signés. Elle repose sur la centralisation de tous les documents contractuels dans un système unique, permettant aux équipes procurement d’y accéder rapidement et de vérifier que les engagements fournisseurs sont respectés.
- La gestion des fournisseurs se concentre sur le suivi et l’amélioration de leurs performances à l’aide de différents indicateurs, comme la qualité, les délais de livraison ou la conformité. Grâce à des tableaux de bord dédiés et une gestion rigoureuse des données fournisseurs, les entreprises peuvent assurer la régularité des approvisionnements et limiter les risques.
Pour en savoir plus sur ces quatre piliers, consultez le rapport complet d’Ardent Partners.
Réseaux de fournisseurs ou portails fournisseurs : quelles différences ?
Les réseaux de fournisseurs sont conçus pour permettre aux fournisseurs de se connecter à plusieurs acheteurs via une plateforme unique, avec la promesse de simplifier les échanges. Cependant, ils présentent certaines limites pouvant nuire à leur efficacité :
- Ils peuvent fragiliser la relation de confiance essentielle dans la chaîne d’approvisionnement en introduisant un tiers dans le processus de paiement.
- L’idée d’un réseau universel est difficilement réalisable, notamment en raison de la diversité des systèmes fiscaux et de facturation propres à chaque pays — comme PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) pour les achats publics.
- Chaque organisation acheteuse a des besoins et des processus spécifiques, ce qui complique la standardisation des échanges via une plateforme tierce.
En comparaison, les portails fournisseurs proposent une interface directe et sécurisée entre l’acheteur et le fournisseur, favorisant une communication instantanée et de véritables fonctions en libre-service.
Ils offrent un point unique de collaboration, renforcent la sécurité en limitant les risques de fraude, et préservent la relation directe et de confiance entre les acheteurs et leurs fournisseurs.
Avec une adoption facilitée côté fournisseurs, une maintenance simplifiée et un fonctionnement axé sur la communication directe et la fiabilité, les portails fournisseurs représentent une solution plus performante pour la gestion de la relation fournisseurs.
En savoir plus sur le portail fournisseurs d’Ivalua.
Avantages d’un portail fournisseur
Mettre en place un portail de collaboration avec les fournisseurs facilite leur inscription et leur intégration, leur permettant de se connecter plus aisément à l’entreprise. Les portails fournisseurs offrent une vue à 360° en temps réel sur toutes les données et activités liées aux fournisseurs, permettant ainsi une gestion intégrée des risques et des performances.
Ils permettent aussi d’enrichir les données de base fournisseurs grâce à des informations précises et à jour, indispensables pour la conformité et la prise de décision. En fournissant une plateforme fluide de communication et de collaboration, ils favorisent l’amélioration des relations fournisseurs.
Enfin, l’automatisation des factures et les fonctions en libre-service allègent les tâches administratives, tout en donnant aux fournisseurs l’autonomie nécessaire pour gérer leurs informations, factures et paiements.
Facteurs clés à prendre en compte lors du choix d’un portail fournisseur
Lorsque vous évaluez un portail de gestion des fournisseurs, plusieurs éléments essentiels doivent guider la décision :
- Évolutivité : votre portail doit pouvoir absorber sans peine la montée en charge liée à la croissance de l’entreprise et à l’augmentation du nombre de fournisseurs, sans nuire aux performances. Vérifiez qu’il supporte une expansion future et s’intègre facilement à vos autres systèmes.
- Sécurité : privilégiez une solution dotée de garde-fous solides : chiffrement, authentification multifacteur et respect des réglementations en vigueur (comme le RGPD). Protéger les données sensibles de l’entreprise et des fournisseurs limite les risques de violations et de cybermenaces.
- Expérience utilisateur et interface : l’outil doit offrir une navigation intuitive, des consignes claires et un accès rapide aux fonctions clés. Une interface bien pensée favorise l’adoption, réduit le temps de formation et accroît l’efficacité.
- Personnalisation et flexibilité : chaque organisation ayant des besoins spécifiques, le portail doit proposer des options de personnalisation pour s’adapter à vos processus et workflows. Cette flexibilité optimise l’efficacité opérationnelle et l’alignement avec vos objectifs.
- Assistance et formation : assurez-vous que l’éditeur fournit un support complet : aide technique, formation des utilisateurs et ressources de dépannage. Un accompagnement solide maximise la valeur du portail et garantit une utilisation optimale de toutes ses fonctionnalités.
Consultez notre checklist sur la gestion des risques et des performances fournisseurs pour tirer le meilleur parti de votre programme SRPM.
Comment réussir la mise en œuvre d’un portail fournisseurs
Déployer un portail de gestion des fournisseurs est une décision stratégique qui peut transformer la collaboration et l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement. Pour garantir le succès de cette mise en œuvre, voici les bonnes pratiques à suivre :
1. Évaluer vos processus actuels de la chaîne d’approvisionnement
Avant de sélectionner un portail fournisseurs, il est essentiel d’analyser vos processus actuels. Identifiez les défis rencontrés, les points de friction et les besoins spécifiques de votre organisation afin de choisir une solution adaptée.
2. Choisir le bon portail fournisseurs
Optez pour un portail qui correspond à vos objectifs et s’intègre aisément à vos systèmes en place. Tenez compte de critères tels que l’évolutivité, la sécurité, l’ergonomie et la personnalisation. La solution idéale doit être à la fois flexible pour accompagner l’évolution de votre entreprise, et robuste pour garantir la sécurité des données. Pensez aussi à évaluer le sérieux et la fiabilité du fournisseur de la solution.
3. Configurer le portail selon vos besoins spécifiques
Une fois le portail sélectionné, adaptez-le à vos processus internes : personnalisez l’interface, configurez les modèles et formulaires nécessaires, et définissez clairement les rôles et droits d’accès des utilisateurs. Cette configuration sur mesure garantit une intégration fluide avec vos opérations. Les solutions low-code ou no-code offrent une flexibilité maximale tout en vous donnant une pleine maîtrise du portail.
4. Assurer une intégration fluide avec vos systèmes existants
Pour garantir une adoption sans friction, le portail doit pouvoir s’intégrer facilement à vos systèmes métier existants (ERP, outils de procurement, comptabilité, etc.). Cela permet un échange de données en temps réel, limite les ressaisies manuelles et garantit que toutes les équipes disposent d’informations fiables et actualisées.
5. Former vos équipes
Proposez une formation complète à l’ensemble des collaborateurs amenés à utiliser le portail. Cette formation doit couvrir les fonctionnalités principales, les bonnes pratiques et leur intégration dans les tâches quotidiennes. Une équipe bien formée est essentielle à la réussite du projet.
6. Accompagner l’intégration des fournisseurs
La réussite du portail dépend aussi de l’engagement des fournisseurs. Mettez en place une stratégie de communication claire pour leur présenter la plateforme et ses avantages. Fournissez-leur des supports adaptés (guides, tutoriels vidéo) et une assistance personnalisée pour les aider à prendre en main l’outil. Un accompagnement réactif lors de l’intégration favorise une adoption rapide.
7. Surveiller et optimiser en continu
Une fois le portail opérationnel, suivez de près ses performances à l’aide d’indicateurs clés tels que les taux de conformité, la rapidité de traitement des transactions ou encore la satisfaction des utilisateurs. Analysez régulièrement ces données pour identifier les axes d’amélioration et faire évoluer le portail selon vos besoins.
| Consultez notre Guide complet de la Gestion de la performance fournisseur (GPF) |
Étude de cas : comment Verallia a obtenu une visibilité à 360 degrés sur ses fournisseurs grâce à un système unique
Après s’être détachée d’un groupe plus important, Verallia a dû faire face à plusieurs défis pour structurer et affiner ses processus de procurement, tout en mettant en place une nouvelle solution. L’entreprise devait composer avec différents types de commandes, les préférences propres aux unités commerciales locales, des données fournisseurs de mauvaise qualité et un portefeuille fournisseurs trop vaste.
Le portail fournisseurs d’Ivalua a permis à Verallia d’obtenir une visibilité complète à 360 degrés sur ses fournisseurs et d’assainir ses données. En centralisant les données de base et en les enrichissant via des sources tierces, l’entreprise a repris le contrôle et a bénéficié d’un taux d’adoption élevé grâce à l’interface intuitive d’Ivalua.
Verallia a également rationalisé son processus de demande de devis et centralisé ses contrats d’achat dans une base unique, ce qui a renforcé l’efficacité globale de ses opérations de procurement. Selon Cyrille Chouvet, responsable qualité fournisseurs et processus achats chez Verallia Group :
« Grâce à Ivalua, nous disposons enfin d’une visibilité à 360 degrés sur nos fournisseurs et nos contrats, et avons automatisé l’ensemble du processus source-to-pay dans un système que nos utilisateurs apprécient. »
Lisez l’étude de cas complète pour découvrir comment Verallia a atteint une visibilité à 360° sur ses fournisseurs grâce à un portail unique.
Améliorez la gestion de vos fournisseurs avec Ivalua
Ivalua propose une suite complète d’outils conçus pour optimiser la gestion des fournisseurs, notamment :
- La gestion des informations fournisseurs (SIM) : Ivalua centralise toutes les données fournisseurs sur une plateforme unique, fournissant aux équipes achats des informations précises et actualisées — coordonnées, documents de conformité, etc. Cette centralisation améliore la cohérence, réduit les erreurs et simplifie l’intégration des fournisseurs.
- L’évaluation des risques fournisseurs : les outils avancés d’Ivalua permettent de surveiller en continu les risques liés aux fournisseurs — stabilité financière, conformité, etc. — en s’appuyant sur des données tierces pour établir un profil de risque complet.
- L’évaluation des performances fournisseurs : à l’aide de tableaux de bord et d’indicateurs personnalisables, les entreprises peuvent évaluer la performance de leurs fournisseurs selon des critères tels que la qualité, les délais, ou encore les coûts. Ces évaluations récurrentes permettent d’identifier les fournisseurs les plus performants et les axes d’amélioration, pour des décisions plus éclairées.
- La collaboration avec les fournisseurs : Ivalua favorise un échange d’informations sécurisé et en temps réel, facilitant la collaboration avec les fournisseurs sur l’amélioration des processus. Résultat : plus d’innovation et une mise sur le marché plus rapide.
La gestion des informations fournisseurs constitue le socle de la gestion fournisseurs chez Ivalua. Elle s’intègre naturellement avec les modules d’évaluation des risques, de performance et de collaboration. Ensemble, ces éléments forment une plateforme unifiée qui permet de gérer les données, surveiller les risques, suivre les performances et renforcer la collaboration avec les fournisseurs.
En savoir plus sur le logiciel de gestion des fournisseurs d’Ivalua.
Obtenez un avantage stratégique grâce aux portails fournisseurs
Une gestion efficace des fournisseurs est essentielle pour optimiser les processus de procurement, renforcer la résilience de la chaîne d’approvisionnement et encourager l’innovation. Avec une solution complète comme celle d’Ivalua, les entreprises peuvent centraliser la gestion des données fournisseurs, évaluer et limiter les risques, suivre les performances et développer des relations plus collaboratives avec leurs fournisseurs.
Cette approche globale de la gestion fournisseurs améliore à la fois l’efficacité opérationnelle et la conformité, tout en offrant à l’entreprise une meilleure capacité d’adaptation face aux évolutions du marché et aux nouvelles opportunités.
Découvrez, dans notre démonstration dédiée, comment gérer en un seul endroit les données, les performances, les risques et la collaboration avec vos fournisseurs.
